Tobias Bumm/ Mai 18, 2020/ Uncategorized

Seit einigen Wochen hält das Coronavirus die Welt in Atem und hat zu erheblichen Einschränkungen und Veränderungen in unserem privaten und beruflichen Alltag gesorgt. Auch wenn nun schrittweise Lockerungen der verordneten Maßnahmen vorgenommen werden, wird es wohl noch einige Zeit dauern, bis wir zur vollständigen Normalität zurückkehren.  

Entscheidungsträger in Unternehmen und Compliance-Manager hat die Pandemie vor besondere Herausforderungen gestellt. Wie meist immer im Leben bietet die Krise jedoch auch Chancen.

Virtuelle Compliance-Schulungen & E-Learning

In Zeiten, in welchen Arbeitnehmer zum größten Teil im Home-Office arbeiten und Präsenzveranstaltungen nicht möglich sind, bietet sich für Compliance die Möglichkeit, verstärkt digitale Kommunikationsmittel zu nutzen. Um zum einen über neueste Regelungen & Maßnahmen zu informieren. Zum anderen können Compliance-Schulungen mit geeigneten Tools online durchgeführt werden. Somit bleibt Compliance gerade auch in Krisenzeiten präsent und Fragen sowie Unsicherheiten können im direkten Austausch mit den Mitarbeitern geklärt werden. Zusätzlich kann die Einführung eines E-Learning Systems – zur längerfristigen Nutzung auch nach der Krise – in Betracht gezogen werden.

Krisensicheres internes Hinweisgebersystem

Auch oder gerade in der derzeitigen Situation besteht die Gefahr von Compliance-Verstößen, beispielsweise aufgrund der geringeren Kontrollmöglichkeit von Mitarbeitern im Home-Office oder bestehendem Druck, gesetzte Ziele trotz Krise erreichen zu müssen. Ein geeigneter Moment, um die bestehenden internen Hinweisgebersysteme zur Meldung von Fehlverhalten zu überprüfen. Ein digitaler Prozess garantiert eine vollständige Anonymisierung (von Hinweisgebern oftmals gewünscht) und volle Funktionalität auch ohne örtliche Präsenz.

Digitales Richtlinienmanagement

In vielen Unternehmen werden zu bestätigende Richtlinien noch in Papierform ausgedruckt und unterschrieben. Ein digitales Richtlinienmanagementsystem ist nicht nur nachhaltiger & kostensparender, sondern stellt sicher, dass auch Mitarbeiter ohne Zugriff auf Drucker & Scanner die erforderlichen Bestätigungen abgeben können. Aktualisierungen können ohne Verzögerung und großen Aufwand an den entsprechenden Personenkreis adressiert werden. In diesem Zuge bietet sich die Überprüfung weiterer Geschäftsprozesse wie beispielsweise das On-Boarding neuer Kunden oder die Freigabe von Zuwendungen & Geschenken auf ihren Digitalisierungsgrad an.

Langfristiger Vorteil für Compliance

Das Coronavirus hat für abrupte Veränderungen gesorgt und eine schnelle Anpassung an die Umstände erforderlich gemacht. Stand die Digitalisierung vorher zwar in den meisten Unternehmen auf dem Plan, ging sie doch an vielen Stellen langsam voran. Für Compliance liegt die Chance der Implementierung digitaler Prozesse nicht nur im erfolgreichen Management der bestehenden Krise. Sondern sie schafft langfristig mehr Zeit und Ressourcen für das Compliance Team, um sich strategischen Fragestellungen und Projekten zu widmen. 

Foto: guido hofmann / unsplash