Matthias Dennig/ Dezember 4, 2018/ Uncategorized

Weihnachtszeit ist Geschenkezeit, auch im Business. Aber darf der Weihnachtsmann hier überhaupt kommen? Während wir uns über Geschenke von Familie und Freunden unbeschwert freuen dürfen, oder – wenn es nicht so gut läuft – kurzzeitig enttäuscht sind und nach den Feiertagen der große alljährliche Umtausch beginnt, können bei Präsenten von Geschäftspartnern leider auch rechtliche Konsequenzen ins Haus stehen. Wer zu viel schenkt oder annimmt, hat schon verloren. Rechtliche Grundlagen und Gesetze müssen eingehalten werden – Compliance macht keine Weihnachtsferien.

Warum Zuwendungen problematisch sind

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – wohl wahr, aber wir leben in einer Zeit mit immer strengeren Regularien. Die Bekämpfung von Bestechung und Korruption gehört zu einer guten Geschäftsphilosophie, fördert die Reputation und mindert gleichzeitig auch die Risiken. Denn die möglichen Schäden bei Regelverstößen können immens sein. Es drohen Imageverlust, Geldbußen, Strafverfolgung und letztendlich wird auch die Vertrauensbasis im Unternehmen ruiniert. Transparente und vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen sind das A und O und faires sowie verantwortungsvolles Verhalten bilden die Grundlagen hierfür. Zuwendungen in problematischem Umfang sind also fehl am Platz. Zu groß ist doch die Gefahr des Reputationsverlustes bei einer Öffentlichkeit, die auf diese Themen mit größerem Bewusstsein immer sensibler reagiert.

Keine Geschenke sind auch keine Lösung

Und jetzt? Kann die Lösung der gänzliche Verzicht auf Geschenke sein? Sicherlich nicht. Wie trostlos sähe sonst der Alltag ohne kleine Präsente oder Geschäftsessen aus? Diese dienen ja letztendlich auch dazu, bestehende Beziehungen zu intensivieren und zu verbessern und das ganz sicher nicht immer mit dem bösen Hintergedanken der Bestechung. Auch ist es unabdingbar das kulturelle Umfeld bei der Abwägung, welche Zuwendungen in welcher Höhe angenommen werden dürfen, zu berücksichtigen. Im Ausland, vor allem in Asien, gelten hinsichtlich Präsenten ganz andere Wertmaßstäbe. Die Ablehnung eines Geschenks kann in diesem Kulturkreis viel häufiger als Unhöflichkeit oder schlimmer noch als Gesichtsverlust empfunden werden. Eine Situation, die sich dann eher kontraproduktiv auf die bestehenden Geschäftsverhältnisses auswirkt. Und das will niemand.

Geschenkerichtlinien – ein Must

Es herrscht große Unsicherheit, besonders bei den Mitarbeitern. „Darf ich jetzt noch nach den Pralinen zum Espresso greifen, oder befinde ich mich schon in einem Graubereich?“ Immer häufiger erreichen die Compliance-Abteilungen Rückfragen verunsicherter Mitarbeiter. Gerade beim Businesslunch mit externen Geschäftspartnern, wo häufig Pauschalen von 35-50 € vorgeschrieben sind, wird es schon deshalb problematisch, weil der Eingeladene im Vorfeld gar nicht abschätzen kann, wie hoch die Rechnung tatsächlich ausfällt. Um die Mitarbeiter nicht mit der Unsicherheit über die Zulässigkeit von Sachzuwendungen und Einladungen alleine zu lassen, bedarf es individueller Geschenkerichtlinien der einzelnen Unternehmen, wie z. B. bei der Otto-Gruppe oder auch der Bausparkasse Schwäbisch Hall. Dort sind sie Bestandteil der Compliance im Bereich Betrugsprävention bzw. des internen Kontrollsystems. Die Geschenkerichtlinien geben einen eindeutigen Rahmen vor, was erlaubt ist, ohne dass der Anschein erweckt wird, dass der Geschäftspartner beeinflusst werden soll. Der Gesetzgeber hält sich bei dem Thema relativ bedeckt. Es ist lediglich vorgeschrieben, dass Zuwendungen „sozial adäquat“ sein sollen. Wie die Richtlinien dann im Einzelfall konkret aussehen, kann also jedes Unternehmen für sich bestimmen und hängt auch ganz entscheidend von der jeweiligen Unternehmensgröße und -kultur ab. Bundesbeamte müssen bereits bei Zuwendungen von mehr als 25 € eine Genehmigung einholen. Bei großen Industrieunternehmen, besonders in der Vorstandsebene, dürfte dieser Betrag wohl kaum realistisch sein.

 Nützliche Hilfe – die App

Die Kontrolle liegt letztendlich bei der Compliance-Abteilung, die entscheiden muss, was noch im Rahmen des Erlaubten liegt und was nicht. Und die dokumentieren muss, woher die Zuwendungen stammen, in welcher Form sie erfolgen und ob sich bestimmte Muster erkennen lassen. Wird ein Lieferant z. B. immer kurz vor Vertragsende spendabel, lässt das natürlich gewisse Rückschlüsse ziehen. Eine umfangreiche Aufgabe, die dank Digitalisierung mittlerweile einfacher gelöst werden kann. Mobile Anwendungen sammeln und archivieren alle erhaltenen Zuwendungen eines jeden Mitarbeiters von externen Unternehmen. Die Erfassung erfolgt einfach mit jedem Smartphone und an Ort und Stelle. Eingegeben werden die Art des Geschenks, der geschätzte Wert sowie Lieferant und Empfänger. Die Werte aller erhaltenen Geschenke können so konsolidiert sowie statistisch ausgewertet und Regelverstöße umgehend aufgedeckt werden. Letztendlich steht und fällt der Erfolg aber natürlich mit den Anwendern, sodass sich auch hier zeigt, ob die Unternehmenskultur auf allen Ebenen gelebt wird und erfolgreich kommuniziert werden konnte.

Quellen:

http://www.faz.net/aktuell/beruf-chance/recht-und-gehalt/compliance-knigge-gegen-die-korruption-11026704.html; Zugriff: 28. November 2018-11-28

https://www.kuemmerlein.de/aktuelles/einzelansicht/schoene-compliance-bescherung-alle-jahre-wieder-geschenkewahnunsinn-ein-revolutionaerer-loesungsan; Zugriff: 28. November 2018-11-28

https://www.haufe.de/compliance/management-praxis/compliance-management-system_230130_441232.html; Zugriff : 28. November 2018

https://www.schwaebisch-hall.de/unternehmen/compliance/vorbeugen.html#; Zugriff: 28. November 2018-11-28

https://www.witt-gruppe.eu/fileadmin/user_upload/Bilder_Corporate_Website/Mediathek/Dokumente/Konzernrichtlinie_Umgang_mit_Geschenken.pdf; Zugriff: 28. November 2018

https://www.transparency.de/fileadmin/Redaktion/Publikationen/2014/Fuehrungsgrundsaetze_KMU_TransparencyDeutschland_2014.pdf; Zugriff: 29. November 2018

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Nähere Infos zur Smartphone App erhalten Sie beim Autor: Matthias.Dennig@targens.de

Matthias Dennig

Über Matthias Dennig

Seit dem 1. Juli 2016 hat Matthias Dennig die Presales Verantwortung für das Produkt SMARAGD aces360 übernommen. Sein Aufgabengebiet umfasst die Beratung der Interessenten und Unterstützung bei der Neueinführung des SAP BIS basierten Produkts SMARAGD aces360. Seit mehr als 15 Jahren ist er in diversen Großprojekten im In- und Ausland als Projektmanager im Compliance Umfeld für die targens GmbH tätig.